Vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen der Beteiligten sowie schriftlich einzureichende Auskünfte, Aussagen, Gutachten, Übersetzungen und Erklärungen Dritter können nach Maßgabe des § 52a Finanzgerichtsordnung (FGO) als elektronisches Dokument bei Gericht eingereicht werden. Näheres regelt die Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (ERVV).
Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden (52a FGO n.F.).
Sichere Übermittlungswege sind
Das elektronische Dokument ist demnach in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden Weitere Einzelheiten regelt § 2 ERVV. Die technischen Anforderungen werden von der Bundesregierung nach § 5 ERVV im Bundesanzeiger und auf der Internetseite www.justiz.de bekannt gemacht.
Dem elektronischen Dokument soll nach § 2 Abs. 3 ERVV ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden, der den nach § 5 Absatz 1 Nummer 2 ERVV bekanntgemachten Definitions- oder Schemadateien entspricht und mindestens enthält:
Eine Kommunikation per herkömmlicher E-Mail (z.B. Klage, Antrag, usw.) ist nicht zulässig (§ 4 ERVV).
Ein von der verantwortenden Person qualifiziert signiertes Dokument darf auf einem sicheren Übermittlungsweg oder an das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) übermittelt werden. Letzteres erfordert eine Anwendung, die auf dem Protokollstandard OSCI beruht.
Das EGVP ist der deutschlandweit einheitliche Kommunikations-Standard mit Gerichten. Näheres finden Sie unter www.egvp.justiz.de. Mit der Anmeldung zur Teilnahme am "elektronischen Rechtsverkehr" willigen Sie in die hierzu erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten ein. Näheres entnehmen Sie der Datenschutzerklärung.
Wir empfehlen daher folgende Vorgehensweise: Sie erstellen zuerst das zu übermittelnde Dokument als PDF-Dokument.
Sodann signieren Sie es unter Zuhilfenahme ihrer Signaturkarte mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur.
Das signierte Dokument fügen Sie der EGVP-Nachricht als Anhang bei.
Die EGVP-Nachricht (der "Briefumschlag") wird nicht zusätzlich signiert.
Wichtig: Das vom EGVP-Clientprogramm erzeugte Zertifikat genügt den Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur nicht!
Für jedes Verfahren bitten wir eine eigene EGVP-Nachricht zu erstellen und zu übermitteln, weil wir für jedes Verfahren ein eigenes Aktenzeichen führen. Solange dem Verfahren vom Gericht noch kein Aktenzeichen zugeteilt worden ist, geben Sie im Feld „Betreff“ der EGVP-Nachricht die jeweilige Verfahrensart (z.B. Klage, Antrag, usw.) schlagwortartig an. Im weiteren Verfahrensverlauf soll im Feld „Betreff“ das gerichtliche Aktenzeichen angeben werden.
Die Felder "Bezug" und "Nachricht" im Kopf der EGVP-Nachricht sollten Sie nicht verwenden, weil sie nicht ausgewertet werden.
Die EGVP-Nachricht dient lediglich als elektronischer Briefumschlag. Das zu übermittelnde Schreiben (z.B. die Klagebegründung), das dem Gericht übermittelt werden soll, muss in einem als Anhang beigefügten elektronischen Dokument im zulässigen Dateiformat enthalten sein.
Die qualifizierte elektronische Signatur soll als Inline-Signatur in die PDF-Datei eingebunden werden. Sie kann auch als eigene Datei dem signierten Dokument beigefügt werden (sog. „alleinstehende Signatur“=„detached Signature“). In letzterem Fall soll die Signaturdatei denselben Dateinamen aufweisen, wie die signierte Datei, ggf. mit einem Zusatz wie „-signiert“ oder „-signed.“
Die Größenbeschränkungen des EGVP-Systems müssen eingehalten werden: Daher dürfen einer EGVP-Nachricht nicht mehr als 100 Dateien angehängt werden, deren Gesamtvolumen 30 Megabyte nicht überschreiten darf.
Der Übermittler einer EGVP-Nachricht ist dafür verantwortlich, dass die Nachricht selbst und die angehängten Dateien keine schädlichen aktiven Komponenten (Viren, Trojaner, Würmer etc.) enthalten.
Der Übermittler erhält Übermittlungs-, Sende- und Empfangsbestätigungen.
Internetzugang
Software für EGVP
Signaturzertifikat für qualifizierte elektronische Signatur
Chipkartenleser
Software zum Signieren
Um über EGVP zu kommunizieren, benötigen Sie ein hierfür geeignetes Programm (Eine Übersicht finden Sie unter www.egvp.justiz.de/Drittprodukte/index.php).
Bei der Installation des Programms wird nach den Angaben des Nutzers ein Postfach erstellt, sowie ein Softwarezertifikat, das nur zum verschlüsselten Transport der Nachrichten verwendet wird; für die Signatur benötigen Sie ein weiteres (qualifiziertes) Zertifikat (dazu sogleich).
Ein qualifiziert elektronisches Signaturzertifikat (nach Art. 3 Nr.15 der Verordnung [EU] Nr. 910/2014 [elDAS]) müssen Sie bei einem zugelassenen Anbieter kostenpflichtig bestellen. Dieser übersendet Ihnen eine Chipkarte mit dem Zertifikat. Zusätzlich benötigen Sie einen passenden Chipkartenleser und ein Signaturprogramm (etliche Produkte auf dem Markt; kostenfrei nutzbar ist z.B. das Produkt SecSigner, per Download von der Webpräsenz des Herstellers erhältlich).
Texte, die der Beteiligte selbst erstellt hat, bitten wir als PDF-Text-Dateien einzureichen. Damit sind PDF-Dateien gemeint, die durch Umwandlung von Textprozessor-Dateien ohne Scanner direkt entstehen. Aktuelle Versionen von Schreibprogrammen lassen etwa direkt das „Speichern als PDF“ zu.
Sofern Dokumente eingescannt werden müssen, bitten wir die Seiten nach Möglichkeit in mehrseitigen PDF-Dokumenten zu bündeln.
Beim Scannen selbst bitten wir auf eine ausreichend gute Auflösung und Qualität zu achten, die sicherstellt, dass auch kleine Schriftzeichen gut lesbar bleiben.
Wir empfehlen:
Graustufen (256Bit)
Auflösung von 300-400 dpi
JPEG-Komprimierung
Die Einstellungen bitten wir so zu treffen, dass die Scans gut lesbar sind. Originale mit Farbanteilen sollen auch farbig gescannt werden, sofern dies zum Verständnis erforderlich ist. Die Verantwortung für die Lesbarkeit der Dokumente trägt der Einsender. Gut lesbare PDF-Scandateien von Schriftstücken sollten bei einer maximalen Größe von rd. 500 Kilobyte je Seite erzeugbar sein. Ein durch OCR (Texterkennung) erzeugter Textlayer ist wünschenswert.