Elektronischer Rechtsverkehr mit dem Finanzgericht München

 

 

Elektronische Kommunikation per EGVP

mit den Bayerischen Finanzgerichten

 

Mit Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in der Finanzgerichtsbarkeit vom 30.05.2016 (ERVV FG) wurde der elektronische Rechtsverkehr mit den bayerischen Finanzgerichten zum 1. Juli 2016 eröffnet. Die Beteiligten können daher dem Gericht elektronische Dokumente übermitteln (§ 52a Finanzgerichtsordnung). Allgemeine rechtliche Grundlagen finden Sie unter www.egvp.de/rechtlicheGrundlagen/allgemeineGrundlagen/index.php .

Da der herkömmliche E-Mail-Verkehr für sensible Daten zu unsicher ist, wird von den Gerichten das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) eingesetzt, das durch doppelte Verschlüsselung sicherstellt, dass die ausgetauschten Nachrichten nicht an Unbefugte gelangen. Die Anwendung ist ähnlich, wie bei der herkömmlichen E-Mail.

Das EGVP ist der deutschlandweit einheitliche Kommunikations-Standard mit Gerichten. Näheres finden Sie unter www.egvp.de. Mit der Anmeldung zur Teilnahme am "elektronischen Rechtsverkehr" willigen Sie in die hierzu erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten ein. Näheres entnehmen Sie der Datenschutzerklärung.

 

Keine Kommunikation per E-Mail

Eine Kommunikation per herkömmlicher E-Mail (z.B. Klage, Antrag, usw.) ist nicht rechtssicher und wurde bislang - abgesehen von besonderen Einzelfällen - nicht als wirksam anerkannt. Auch wegen des mangelnden Datenschutzes wird hiervon dringend abgeraten.

 

Nur qualifiziert elektronisch signierte Dokumente

Die vorgeschriebene Schriftform wird durch ein elektronisches Dokument nur dann gewahrt, wenn dieses durch die verantwortende Person qualifiziert elektronisch signiert ist (§ 52a Finanzgerichtsordnung, § 2 Abs. 3 ERVV FG). Sie benötigen ein hierfür zugelassenes Zertifikat eines zugelassenen Anbieters. Anerkannte Trustcenter/Zertifikateanbieter finden Sie hier.

Wir empfehlen daher folgende Vorgehensweise: Sie erstellen zuerst das zu übermittelnde Dokument in einem zulässigen Format, vorzugsweise PDF/A. Sodann signieren Sie es mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur unter Zuhilfenahme eines Signierprogramms. Dieses signierte Dokument fügen Sie der EGVP-Nachricht, die lediglich als "Briefumschlag" dient, als Anhang bei. Die EGVP-Nachricht (der "Briefumschlag") wird nicht zusätzlich signiert.
Wichtig: Das vom EGVP-Clientprogramm erzeugte Zertifikat genügt diesen Anforderungen nicht!

 

Technische Voraussetzungen für die Nutzung des EGVP:

Um über EGVP zu kommunizieren, benötigen Sie ein hierfür geeignetes Programm (Eine Übersicht finden Sie unter www.egvp.de/Drittprodukte/index.php). Kostenlos verfügbar ist z.B. das von der Webpräsenz des Herstellers herunterladbare Programm „Governikus Communicator“.

Bei der Installation des Programms wird nach den Angaben des Nutzers ein Postfach erstellt, sowie ein Softwarezertifikat, das nur zum verschlüsselten Transport der Nachrichten verwendet wird; für die Signatur benötigen Sie ein weiteres (qualifiziertes) Zertifikat (dazu sogleich).

All dies setzt einen Internetzugang voraus.

Ein qualifiziert elektronisches Signaturzertifikat (nach § 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes) müssen Sie bei einem zugelassenen Anbieter kostenpflichtig bestellen. Dieser übersendet Ihnen eine Chipkarte mit dem Zertifikat. Zusätzlich benötigen Sie einen passenden Chipkartenleser und ein Signaturprogramm (etliche Produkte auf dem Markt; kostenfrei nutzbar ist z.B. das Produkt SecSigner, per Download von der Webpräsenz des Herstellers erhältlich).

 

Einzelheiten des Verfahrens

nach § 3 der ERVV FG:

  1. Für jedes Verfahren bitten wir eine eigene EGVP-Nachricht zu erstellen und zu übermitteln, weil wir für jedes Verfahren ein eigenes Aktenzeichen führen. Solange dem Verfahren vom Gericht noch kein Aktenzeichen zugeteilt worden ist, geben Sie im Betrefffeld der EGVP-Nachricht die jeweilige Verfahrensart (z.B. Klage, Antrag, usw.) schlagwortartig an. Im weiteren Verfahrensverlauf soll das gerichtliche Aktenzeichen angeben werden.

Die Felder "Bezug" und "Nachricht" im Kopf der EGVP-Nachricht sollten Sie nicht verwenden, weil sie nicht ausgewertet werden.

  1. Die EGVP-Nachricht dient lediglich als elektronischer Briefumschlag. Das zu übermittelnde Schreiben (z.B. die Klagebegründung), das dem Gericht übermittelt werden soll, muss in einem als Anhang beigefügten elektronischen Dokument enthalten sein, das einem nach § 2 Abs. 4 der Rechtsverordnung zulässigen Dateiformat entspricht. Das Gericht bittet um Übersendung im Dateiformat PDF/A.
Die qualifizierte elektronische Signatur soll als Inline-Signatur in die PDF/A-Datei eingebunden werden. Sie kann auch als eigene Datei dem signierten Dokument beigefügt werden (sog. „alleinstehende Signatur“ oder „detached Signature“). In letzterem Fall soll die Signaturdatei denselben Dateinamen aufweisen, wie die signierte Datei, ggf. mit einem Zusatz wie „-signiert“ oder „-signed“.
  1.  Für die Dateinamen beachten Sie:
  1.  Die Größenbeschränkungen des EGVP-Systems müssen eingehalten werden: Daher dürfen einer EGVP-Nachricht nicht mehr als 100 Dateien angehängt werden, deren Gesamtvolumen 30 Megabyte nicht überschreiten darf.
  2.  Der Übermittler einer EGVP-Nachricht ist dafür verantwortlich, dass die Nachricht selbst und die angehängten Dateien keine schädlichen aktiven Komponenten (Viren, Trojaner, Würmer etc.) enthalten.
  3.  Der Übermittler erhält Übermittlungs-, Sende- und Empfangsbestätigungen.

 

Empfehlung zum Scannen

Texte, die der Beteiligte selbst erstellt hat, bitten wir möglichst als Textdateien, vorzugsweise im PDF/A-Format einzureichen.

Sofern Dokumente eingescannt werden müssen, bitten wir die Seiten nach Möglichkeit in mehrseitigen PDF-Dokumenten zu bündeln.
Beim Scannen selbst bitten wir auf eine ausreichend gute Auflösung und Qualität zu achten, die sicherstellt, dass auch kleine Schriftzeichen gut lesbar bleiben.

Wir empfehlen:

Die Einstellungen bitten wir so zu treffen, dass die Scans gut lesbar sind. Originale mit Farbanteilen sollen auch farbig gescannt werden, sofern dies zum Verständnis erforderlich ist. Die Verantwortung für die Lesbarkeit der Dokumente trägt der Einsender. Gut lesbare PDF-Scandateien von Schriftstücken sollten bei einer maximalen Größe von rd. 500 Kilobyte je Seite erzeugbar sein.